10. 10. 2012

Об обмене расчетными документами в электронном виде с электронной подписью


Для руководителей и бухгалтеров!

В соответствии с утвержденным Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (Приложение к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н) юридические и физические лица могут обмениваться со своими контрагентами электронными счетами-фактурами, подписанными электронной подписью.

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и Порядком. Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение 5 дней.

Согласно Порядку обмена электронный счет-фактура может быть:

  1. передан только через Доверенных операторов электронного документооборота, деятельность которых регламентируется Приказом ФНС России № N ММВ-7-6/253@ от 20 апреля 2012 года, и которые гарантирует доставку счетов-фактур, своевременное получение всех технических документов, и в случае спора должны подтвердить сроки выставления документов (список Доверенных операторов электронного документооборота ФНС России размещен);
  2. передан только в установленном ФНС России формате (XML-формате), который был утвержден Приказом ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 года и вступил в силу 23 мая 2012 года.

Согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября1996 года первичные и сводные учетные документы (товарные накладные, акты, договоры и др.) так же, как и счета-фактуры, могут быть составлены в электронном виде. Рекомендуемые форматы XML-файлов электронных первичных учетных документов утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 года № ММВ-7-6/172@. Приложением № 1 к этому Приказу утверждены требования к файлу товарной накладной, а Приложением № 2 – требования к файлу акта приемки-сдачи работ (услуг).

Иные документы (договора, счета, письма и др.) также могут быть составляться и отправляться контрагенту в электронном виде, подписанные электронной подписью. Однако ФНС России до настоящего времени не утвердила форматы таких документов, и при налоговых проверках организации должны будут предъявить эти документы на бумажных носителях.